Pelajari Tips Gelar Event Musik, Biar Para Pemula Gak Boncos
Mantraidea.com – Event musik emang lagi digandrungi hingga pertengahan tahun 2024 ini, hampir setiap bulan nya memenuhi jadwal ‘skena’ musik Tanah Air. Tapi, pernah nggak ParaMantra berpikir buat menggelar konser musik sendiri? Meski terdengar menantang, ternyata mengadakan event semacam ini bukanlah suatu hal yang mustahil.
Konser musik umumnya diselenggarakan oleh individu atau organisasi yang bergerak dalam jejaring produksi musik. Tentu, ini tidak lepas dari partisipasi dan kolaborasi masyarakat sekitar. Mulai dari menjual makanan, kerajinan, dan lain sebagainya untuk meramaikan acara.
Namun, perlu diketahui bahwa mengadakan event ini bukan sekadar menyiapkan panggung hiburan. Dibutuhkan perencanaan kompleks untuk menciptakan pengalaman konser yang tak terlupakan bagi penonton. Mengingat, acara ini pasti akan melibatkan banyak orang untuk mempersiapkannya. Jadi, bagaimana cara membuat event musik agar sukses dan berkesan?
1. Buat Rancangan Awal
Langkah pertama sebelum mengadakan event adalah membuat catatan tertulis mengenai rancangan acara. Ini meliputi tujuan, target audiens, serta tema besar dari acara. Rancangan acara ini merupakan strategi utama yang cukup krusial. Pasalnya, dapat memberikan arah dan memastikan acara berjalan sesuai rencana.
Apalagi, dalam hal menentukan tema event musik harus menarik dan relevan dengan target audiens. Misalnya, untuk kalangan anak muda, tema event musik dengan genre yang sedang tren saat ini seperti Indie atau EDM. Terlebih, tema yang kuat bisa membantu dalam memasarkan dan juga sebagai branding acara.
2. Rinci Setiap Detail Logistik dan Teknikal
Jika konsep dan tema sudah jelas, maka penting untuk mempertimbangkan kebutuhan perlengkapan acara. Salah satunya adalah menentukan jenis dan ukuran panggung. Ketepatan dalam memilih panggung akan menambah nilai plus dan membuat musik yang berdendang semakin semarak.
Selain itu, pastikan backstage nyaman dan fungsional. Sebenarnya, backstage digunakan oleh seluruh crew untuk melaksanakan jobdesk-nya. Biasanya, tempat ini juga digunakan bintang tamu untuk menunggu giliran tampil. Jadi, kenyamanan backstage sangat penting untuk kelancaran acara.
Sediakan juga tenda untuk tenant UMKM (Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah) agar bisa berjualan dengan nyaman. Selain merasakan riuhnya konser musik, pengunjung juga bisa menikmati berbagai produk yang dijual pada event tersebut.
Terakhir, adanya sound control juga memiliki peran krusial bagi kelangsungan event musik. Terlebih, sound control dapat menyeimbangkan audio dan berfungsi sebagai pusat kontrol sound system. Sederhananya, memastikan kualitas suara yang optimal selama konser berlangsung.
3. Persiapkan Dana Acara
Mendata kebutuhan keseluruhan event musik adalah langkah penting, meskipun itu hanya printilan semata. Mulai dari tiket, panggung, hingga biaya artis, semua harus dicatat dengan rinci dan disusun dalam dalam anggaran yang jelas. Hal ini akan membantu dalam mengontrol pengeluaran dan memastikan semua aspek acara tercukupi.
Lantas, bagaimana jika bujet yang ada tidak mencukupi? Inilah saatnya ParaMantra mengasah kreativitas untuk mencari sponsorship. Sebenarnya, sponsorship adalah solusi ideal untuk menjalin hubungan kerjasama antara penyelenggara event dengan pihak yang akan memberikan dukungan meliputi uang, barang, jasa, atau promosi. Dengan demikian, beban biayanya akan jauh lebih ringan dan peluang mendapatkan sumber daya tambahan juga semakin besar.
4. Buat Proposal Sponsorship yang Menarik
Proposal event musik harus mencangkup gambaran kegiatan beserta anggaran yang akan dibutuhkan selama acara. Ini termasuk latar belakang dan tujuan acara, rencana pelaksanaan, target audiens, paket sponsorship hingga feedback yang akan didapatkan.
Maka dari itu, pastikan isi proposal benar-benar ‘menjual’, agar pihak sponsor tertarik. Selain itu, pastikan untuk menyampaikan konsep acara dan kebutuhan dana secara jelas, ya! Jumlah dan jenis dukungan dari sponsor akan memengaruhi banyak keperluan acara, mulai dari lokasi maupun line up.
Disisi lain, ParaMantra harus tau cara mencari sponsor untuk event agar berhasil. Pertama, tentukan jenis sponsor yang dibutuhkan. Misalnya saja, untuk menyelenggarakan konser musik, ParaMantra memerlukan sponsor umum untuk menutupi biaya operasional. Sedangkan, untuk biaya pengadaan panggung, sound system, dan lighting memerlukan sponsor teknis.
Kedua, agar memudahkan ParaMantra ketika menawarkan kerja sama, maka sesuaikan sponsor dengan konsep event musik yang akan digelar. Contohnya, untuk acara musik ala 90-an, sponsor yang ideal tentu saja menggaet produsen fesyen bertema vintage atau retro, penyedia kuliner jaman dulu, hingga pameran kaset.
Selain melalui proposal, melakukan pendekatan persuasif terhadap calon sponsor juga bisa dilakukan. Gunakan berbagai cara seperti telepon, WhatsApp atau menemuinya secara langsung untuk membangun hubungan dan menunjukkan keseriusan dalam mengelola acara. Tentu, pendekatan personal ini akan meningkatkan minat dan antusias calon sponsor untuk bekerjasama.
5. Marketing dan Strategi Penjualan Tiket
Cara membuat event musik yang sukses juga dapat ditinjau dari strategi memasarkan tiketnya. Ini bisa dikatakan gampang-gampang susah. Oleh karenanya, ParaMantra harus memiliki relasi yang luas dan bersedia untuk menjual tiket hingga mencapai target pengunjung.
Tentu, hal ini bisa disiasati dengan kerjasama antara beberapa media partner. Secara teknis, media partner akan mempromosikan acara mulai dari sebelum hingga saat berlangsung. Hal ini dapat meringankan beban penjualan tiket karena promosi yang dilakukan oleh media partner akan menjangkau audiens yang lebih luas.
Sama halnya dengan pihak sponsor, ParaMantra dapat menempatkan logo dari media partner pada tiket atau mengiklankannya selama acara berlangsung. Strategi ini tidak hanya membantu dalam penjualan tiket saja, tetapi juga meningkatkan visibilitas dan kredibilitas acara. Dengan kolaborasi yang baik, ParaMantra dapat memastikan acara musik yang sukses dan ramai pengunjung.
6. Lebih Efisien, Gandeng Volunteer
Mengadakan event musik memerlukan sumber daya manusia yang sangat banyak, mulai dari pra-acara, main event, hingga pasca acara. Setiap tahap membutuhkan manpower yang tak sedikit untuk memastikan kelancaran dan kesuksesan acara musik.
Untuk memenuhi kebutuhan ini, ParaMantra perlu merekrut volunteer yang berpengalaman dalam mengelola sebuah acara. Volunteer tersebut tidak hanya membantu dalam pelaksanaan teknik saja. Melainkan, juga akan membawa ide-ide segar dan semangat tinggi yang bisa meningkatkan kualitas acara.
Bagi ParaMantra yang masih terbesit menggelar event musik, inilah saatnya untuk unjuk diri. So, it’s your choice!
